○北茨城市情報公開事務取扱要領
平成13年4月2日
訓令第7号
注 令和元年6月から改正経過を注記した。
(趣旨)
第1条 この要領は、北茨城市情報公開条例(平成12年北茨城市条例第46号。以下「条例」という。)及び北茨城市情報公開条例施行規則(平成13年北茨城市規則第2号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、情報の公開に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(総務課及び主管課の所掌事務)
第2条 総務課は、総務課が管理する行政資料室(以下「行政資料室」という。)において、次の事務を行うものとする。
(1) 情報公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 情報の公開の請求(以下「公開請求」という。)に係る情報を作成し、又は取得した課等(以下「主管課」という。)との連絡及び調整に関すること。
(3) 情報公開請求書(規則様式第1号。以下「公開請求書」という。)の受付に関すること。
(4) 主管課が行った情報の公開(部分公開を含む。以下同じ。)の決定に係る情報の写しの送付に関すること。
(5) 情報の写しの作成に要する費用及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 情報公開目録(ファイル管理簿)の整備及びその閲覧に関すること。
(8) 審査請求の受付に関すること。
(9) 情報公開の運用状況の公表に関すること。
(10) その他情報公開の事務に関すること。
2 主管課においては、次の事務を行うものとする。
(1) 情報公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 請求に係る情報の特定及び検索に関すること。
(3) 公開請求書の受理に関すること。
(4) 公開請求に対する情報の公開若しくは部分公開又は非公開の決定(以下「公開・非公開の決定」という。)に関すること。
(5) 第三者からの意見の聴取等に関すること。
(6) 公開・非公開の決定に係る書面の送付に関すること。
(7) 公開を決定した情報の閲覧及びその写しの作成に関すること。
(8) 北茨城市情報公開調整委員会会議開催の要請に関すること。
(9) 審査請求の受理に関すること。
(10) 北茨城市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に関すること。
(11) 審査請求に対する決定及びその通知に関すること。
(12) 主管課に係る情報の提供に関すること。
(13) 情報公開目録の作成に関すること。
(14) その他情報公開の実施に関すること。
(情報公開事務の窓口等)
第3条 情報公開事務を取り扱う窓口は、総務課とする。
2 主管課に、直接、公開請求や問い合わせ等があった場合には、当該主管課において相談に応じるとともに、行政資料室において公開請求の受付等を行う旨の案内をするものとする。
(情報の公開に関する相談及び案内)
第4条 総務課内の情報公開事務を担当する職員(以下「担当職員」という。)は、情報の公開請求をしようとする者の相談に応じるとともに、請求の内容を十分に聴取し、条例による公開請求として対応すべきものであるかどうかを判断するものとする。この場合において、適切な対応をするため必要に応じて主管課の職員の立会いを求めるものとする。
2 情報の公開請求に当たらず、閲覧等をさせても支障のない軽易な情報については、当該閲覧等をさせるなど、適切な対応をするものとする。
3 条例第17条に規定する情報の閲覧等については、その旨を説明するとともに、情報の閲覧等の窓口となる主管課の案内を行うなど、適切な対応をするものとする。
(請求権者の確認等)
第6条 担当職員は、公開請求書の受付に際しては、公開請求書を提出したもの(以下「公開請求者」という。)が、条例第5条第1項各号に掲げる公開請求をすることができるもの(以下「公開請求権者」という。)に該当するか否かについて、公開請求書に記載された事項により確認するものとする。この場合において、必要があると認めるときは、その事実を証するものを当該公開請求権者に提示させ、確認するものとする。
2 担当職員は、公開請求者が条例第5条第6号に定める利害関係を有するものに該当するか否かについては、当該利害関係の内容及び公開請求のあった情報の内容との関連等において、慎重に判断するものとする。
3 公開請求は、原則として公開請求者本人が行うものとする。ただし、公開請求者本人から委任を受けた者においても代理請求を行うことができるものとする。この場合において、委任状等の代理関係を証する書類を添付させるものとする。
2 担当職員は、公開請求のあった情報が存在しない場合は、原則として当該公開請求を受理することができない旨を説明するとともに、当該公開請求の趣旨に沿った情報の提供等適切な対応を行うものとする。
3 前項の規定にかかわらず、公開請求者が再度公開請求の意思を表明したときは、主管課に公開請求に係る情報の存否を再度確認させるため、また、公開請求者に対し、情報の不存在に係る審査請求の提起を行う余地を残すため、公開請求書の受付を行うものとする。
(公開請求書の記載事項の確認)
第8条 担当職員は、公開請求書の記載事項の確認について、次のとおり行うものとする。
(1) 公開請求年月日が記入されていること。
(2) 実施機関の名称が記入されていること。
(3) 公開請求者の住所、氏名及び電話番号は、次のとおりであること。
イ 電話番号については、公開請求者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記入してあること。公開請求者が法人その他の団体である場合には、併せて備考欄に担当者の所属、氏名等の記入を求めること。
ウ 代理人による公開請求の場合は、公開請求者の住所、氏名及び電話番号が記載されているとともに、備考欄に代理人の住所、氏名及び電話番号が記入されていること。また、委任状等の代理関係を証する書面が添付されていること。
(4) 「請求に係る情報の名称その他の公開請求に係る情報を特定するに足りる事項」の欄については、公開請求のあった情報を特定するために重要であるので、情報を検索することができる程度に具体的に記入してあること。
(5) 「求める公開の実施の方法」の欄については、囗にレ印を付してあること。なお、閲覧のみの希望の場合であっても、公開の当日に希望した場合は、写しの交付を行うものとする。
(6) 「請求者の区分」の欄については、次のとおりであること。
ア 公開請求者が公開請求権を有することを確認する根拠となるので、該当する公開請求者の番号を○で囲み、必要事項が記入してあること。
イ 「市内に住所を有する者」とは、本市内に生活の本拠を有する個人であること。なお、原則として住民基本台帳法上の住所又は外国人登録法上の居住地をもって、生活の本拠として取り扱うこと。
ウ 「市内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」とは、公開請求者が、本市内に本店、支店、営業所、出張所、工場等の事務所又は事業所を置く個人又は法人その他の団体であること。
エ 「市内の事務所又は事業所に勤務する者」及び「市内の学校に在学する者」については、それぞれ勤務先、学校名等必要事項が記入してあること。
オ 「利害関係の内容」とは、公開請求のあった情報の内容と公開請求者が記入した利害関係の内容により、公開請求権者に該当するかどうかについて確認するためのものであるので、事務事業にどのような利害関係を有するか具体的に記入してあること。
2 担当職員は、公開請求書に必要事項が記入されていない場合又は不明確な箇所がある場合は、公開請求者に対して、その箇所を訂正し、又は補筆して補正するよう求めるものとする。
(公開請求書の受理等)
第9条 担当職員は、提出を受けた公開請求書の記入に不備がない場合は、これを受理するものとし、公開請求書に受付印を押し、情報の名称及び主管課等の欄に必要な事項を記入し、副本1通を公開請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 公開請求があった日の翌日から起算して15日以内に、公開・非公開の決定を行い、その結果をそれぞれの決定通知書により、公開請求者に対し通知すること。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、公開請求があった日の翌日から起算して30日を限度として、公開・非公開の決定の期間を延長することがあり、このときは、情報公開決定期間延長通知書により、公開請求者に対し通知すること。
(4) 情報の写しの交付を行うときは、写しの作成及び送付に要する費用を徴収すること。
(6) 情報の公開の場所は、原則として行政資料室であること。
(郵送等による公開請求)
第10条 担当職員は、公開請求書が郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により発送されてきた場合も、公開請求者が来庁し公開請求書を提出した場合と同様に取り扱うものとする。
2 前項において、公開請求書の記入に不備があった場合には、担当職員が公開請求者と連絡を取り、その箇所の補正を求め返送し、当該公開請求書の補正が完了した日に公開請求を受理するものとする。
(行政資料室で受理した後の公開請求書の取扱い)
第11条 担当職員は、公開請求書を受け付けた場合は、公開請求書の副本1通を総務課で保管し、正本を主管課に送付するものとする。
2 主管課が公開請求書を受領した場合における当該公開請求に係る決定期間の起算日は、行政資料室において公開請求を受け付けた日の翌日とする。
(公開・非公開の決定の事務手続)
第12条 公開請求書の正本を受領した主管課は、北茨城市文書管理規程(平成13年北茨城市訓令第5号)等に定める手続に従い処理するものとする。
3 主管課は、公開・非公開の決定を適正かつ円滑に行うため、必要がある場合には、北茨城市情報公開調整委員会(以下「委員会」という。)の会議の開催を要請し、委員会で調整した後に公開・非公開の決定をするものとする。
4 主管課は、公開請求のあった情報に、第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されているときは、慎重かつ公正な公開・非公開の決定を行うため、必要に応じ、第17条(第三者情報の取扱い)に定めるところにより処理するものとする。
6 公開・非公開の決定の起案文書には、公開請求書、決定通知書の案、第三者情報に関する調査を行った場合はその調査に関する書類、公開請求のあった情報の写し等を添付するものとする。
7 主管課は、次の事項に留意して決定通知書を作成し、速やかに公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(1) 「情報の名称」の欄については、公開請求のあった情報の名称を正確に記入すること。
(2) 「公開することができない部分の概要及びその理由」の欄については、条例第7条の各号の一に該当する場合は、その該当する号の番号とともにその理由をできる限り具体的に記入すること。
(3) 「公開しない理由」の欄については、条例第7条の各号の一に該当する場合は、その該当する号の番号とともにその理由をできる限り具体的に記入すること。また、情報が存在いない場合は、「情報の不存在」と記入すること。
(4) 「公開を実施することができる日時及び場所」の欄については、公開請求者と事前に電話等で調整し、公開請求者の利便を考慮した日時を記載するよう努めること。
また、公開の場所は、原則として、行政資料室において行うものとすること。ただし、主管課が特に必要と認める場合は、総務課と協議のうえ、公開を行う場所を別に指定することができる。
(決定期間の延長)
第13条 主管課は、公開請求があった日の翌日から起算して15日以内に、公開・非公開の決定をすることができないことが明らかになったときは、公開請求があった日の翌日から起算して30日を限度として、当該決定期間を延長するものとする。この場合において、主管課は、次の事項に留意し、速やかに情報公開決定期間延長通知書を作成し、公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(1) 「情報の名称」の欄については、公開請求のあった情報の名称を記入すること。
(2) 「北茨城市情報公開条例第12条第1項の期間」の欄については、公開請求があった日の翌日及び当該日から起算して15日目に相当する日を記入すること。ただし、15日目に相当する日が休日に当たる場合は、その翌日をもって期間の末日とする。
(3) 「延長後の期間」の欄については、当初の決定期間の末日の翌日及び公開請求があった日の翌日から起算して30日までの日を記入すること。ただし、30日目に相当する日が休日に当たる場合は、その翌日をもって延長後の期間の末日とする。
(4) 「延長の理由」の欄については、やむを得ず延長しなければならない理由を可能な限り具体的に記入すること。
2 主管課は、条例第13条に規定する決定期限の特例適用の決定をした場合は、次の事項に留意し、速やかに情報公開決定期間特例通知書を作成し、公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(1) 「公開請求に係る情報のうち相当の部分について公開決定等をする期間」の欄については、当初の決定期間の末日の翌日及び公開請求があった日の翌日から起算して30日までの日を記入すること。ただし、30日目に相当する日が休日に当たる場合は、その翌日をもって決定等をする期間の末日とする。
(2) 「残りの情報について公開決定等をする期限」の欄については、公開請求書により請求された情報のすべての公開決定等ができる日を記入すること。
(3) 「北茨城市情報公開条例第13条を適用する理由」の欄については、条例第13条を適用する旨及びその理由をできるだけ詳細かつ具体的に記入すること。
(決定通知書の送付)
第14条 主管課は、公開・非公開の決定をした場合は、速やかに決定通知書を作成し、これを公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(情報の公開の方法)
第15条 情報の公開の方法は、次のとおりとする。
(1) 視聴、聴取及び閲覧の方法は、次のとおりとする。
ア 文書、図画及び写真については、これらの原本を閲覧に供することにより行うものとする。ただし、当該情報が汚損し、又は破損する恐れのあるとき、条例第8条第1項の規定による情報の部分公開を行うとき、その他当該情報の原本を閲覧に供することができないときは、あらかじめ主管課が作成した当該情報の写しを閲覧に供するものとする。
イ ビデオテープ、録音テープについては、テープレコーダー及びビデオデッキ等の機器により視聴に供するものとする。
ウ 電磁的記録その他これらに類するものについては、原則として、あらかじめ主管課がプリントアウトしたものを閲覧に供することにより行うものとする。
(2) 写しの交付の方法は、次のとおりとする。ただし、録音テープ等については、写しの交付は行わないものとする。
ア 情報の写しは、原則として、主管課において作成し、行政資料室において交付するものとする。
イ 情報の写しの作成に用いる用紙の規格は、原則として、日本産業規格A列3番以内の用紙とし、当該情報を等倍で複写して作成するものとする。
ウ 情報の写しの送付に係る事務は、原則として、総務課が行うものとする。この場合において、担当職員は、公開請求者から事前に当該写しの作成に要する費用を納入させるとともに、送付に要する切手及び送付先を記載した封筒を提出させるものとする。
(3) 条例第8条第1項に規定する情報の部分公開を行う場合は、次のとおりとする。
ア 公開する部分と非公開とする部分とが別々のページに記録されているときは、当該非公開とする情報が記録されているページを除いて公開するものとする。
イ 公開する部分と非公開とする部分とが同一のページに記録されているときは、当該非公開とする情報を覆って複写したものを公開するものとする。
(令元訓令2・一部改正)
(情報の公開の実施)
第16条 情報の公開は、次のとおり行うものとする。
(1) 情報の公開は、あらかじめ決定通知書により指定した日時及び場所で行うものとする。
(2) 情報の公開を行う際は、主管課の職員及び担当職員が立ち会うものとする。この場合において、担当職員は、公開請求者に対して決定通知書を提示するよう求めるものとする。
(3) 情報の公開に立ち会う主管課の職員は、決定通知書に記入された情報と情報の公開を受けようとする情報とが一致することを公開請求者に確認のうえ、情報の公開を行うものとする。この場合において、公開請求者の求めに応じて、可能な範囲で説明をすること。
(5) 担当職員は、写しの交付を行う場合には、当該写しの作成に要する費用を告知するとともに現金による納入を求め、納入が完了した後に領収書を交付するものとする。
(6) 当初閲覧のみを希望した場合であっても、閲覧の当日に写しの交付を希望した場合は、担当職員は、公開請求書及び決定通知書等の記載内容に補正を施し、写しを交付することができるものとする。
(7) 主管課の職員は、公開請求者が指定の日時に指定の場所に来なかった場合は、公開請求者と連絡をとり調整のうえ、別の日時に情報の公開を行うこととする。この場合において、新たな決定通知書は、交付しないものとする。
(8) 担当職員は、情報の閲覧に当たって、公開請求者が当該情報を改ざんし、若しくは汚損し、又は破損するおそれがあるときは、当該情報の閲覧を中止させ、又は禁止することができるものとする。
(第三者情報の取扱い)
第17条 主管課は、公開請求のあった情報に第三者の情報が記録されている場合において、必要と認めるときは、慎重かつ公正な公開・非公開の決定を行うため、当該第三者から意見聴取を行う等必要な調査を実施するものとする。ただし、公開請求のあった情報に記録された第三者情報が、条例第7条の各号のいずれかに該当すること、又は該当しないことが明らかであるときは、この限りでない。
2 前項に規定する調査事項は、法人等又は事業を営む個人の権利利益の侵害の有無、国等との間における協力関係又は信頼関係に関する影響の有無その他必要と認める事項とする。
4 調査の回答は、直接主管課に申し出ることや電話による回答も認めるものとする。この場合において、主管課は、次に掲げる事項を記録した調書を作成するものとする。
(1) 意見を聞いた年月日
(2) 意見を聞いた第三者の住所及び氏名(法人その他の団体にあっては、所在地並びに名称及び代表者の氏名)
(3) 照会に対する第三者の意見
(4) 情報の公開に反対の意思表示をした場合は、その理由
(5) その他必要な事項
5 主管課は、第三者情報について、調査を行った後に公開の決定をした場合は、次に掲げる事項を記載した情報公開決定に係る通知書(規則様式第9号)により、非公開の決定をした場合には電話等により、当該第三者に対し、速やかに通知するものとする。
(1) 情報の表示
(2) 情報の内容
(3) 公開決定をした理由
(4) 公開を実施する日
(5) その他必要な事項
6 前3項に関する書面については、それぞれ写し1部を総務課に送付するものとする。
(情報の公開に係る費用の徴収等)
第18条 担当職員は、情報の写しの交付を行う場合は、当該情報の写しの作成に要する費用(規則別表第2により計算された金額)を公開請求者から徴収した後に、当該情報の写しと領収書を交付するものとする。
2 公開請求者が郵送による情報の写しの交付を希望した場合は、次により処理するものとする。
(1) 公開請求者から情報の写しの作成に要する費用を事前に納入させるとともに、送付先を記載した封筒及び送付に要する郵便切手を提出させること。
(2) 公開請求者から前号に規定する費用等を納入及び提出させた後に、情報の写しと領収書を送付すること。
(審査請求があった場合の取扱い)
第19条 公開・非公開の決定について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき書面による審査請求があった場合は、総務課が行政資料室においてその受付を行うものとする。なお、口頭により審査請求があった場合は、行政不服審査法第19条により書面によらなければならない旨を説明し、書面により行うよう指導するものとする。
2 担当職員は、情報公開審査請求書(記載例1。以下「審査請求書」という。)の記入事項を確認するとともに、不備がない場合は受付印を押し、正本は直ちに主管課に送付するものとする。その際に、副本2部を作成し、1部を審査請求人に交付し、1部は行政資料室で保管するものとする。なお、審査請求書の記入事項について不備がある場合は、その補正を求めるものとする。
3 審査請求書の送付を受けた主管課は、審査請求が不適法であるときは、当該審査請求を却下し、審査請求人等に対し速やかにその旨を情報公開審査請求却下通知書(記載例2)により通知するものとする。
4 審査請求書の送付を受けた主管課は、当該審査請求が、審査請求期間、審査請求適格等について適法であることを再度確認するとともに、関係課及び総務課と協議し検討を行うものとする。
5 主管課は、審査請求を認容する場合は、審査請求人等に対し速やかにその旨を情報公開審査請求容認通知書(記載例3)により通知し、公開の日時等を協議、調整するものとする。この場合において、主管課は、決定通知書を再度交付するものとする。また、当該情報に関し、第三者の意見の聴取を行った場合は、その旨を当該第三者にも通知するものとする。
(1) 審査請求書の写し
(2) 公開請求書の写し
(3) 情報部分公開決定通知書又は情報非公開決定通知書の写し
(4) 公開請求のあった情報の写し
(5) 非公開理由説明書
(6) その他必要な資料
7 主管課は、審査会から答申書(記載例5)による答申を受けた場合は、速やかに決定について起案し、実施機関の長の決裁を経て、当該審査請求に対する決定の手続きを行うとともに、審査請求人に対し審査請求に対する決定書(記載例6、記載例7)を送付するものとする。この場合において、主管課は、当該決定書等の写しを総務課に送付するものとする。
(任意的公開の取扱い)
第20条 情報の任意的公開は、条例第5条第2項に規定するものから情報の公開の申し出があった場合に行うものとする。
4 その他情報の任意的公開に関する事務処理については、この要領に定める公開請求に関する手続きに準じて行うものとする。
(情報公開目録の作成等)
第21条 主管課は、前年度の情報の目録(ファイル管理簿)を毎年4月末日までに作成し、総務課に送付するものとする。
2 主管課は、前項の情報の目録を変更し、又は補正したときは、その写しを遅滞なく総務課に送付するものとする。
3 前2項の規定により、送付を受けた情報の目録は、行政資料室において一般の閲覧に供するものとする。
(運用状況の公表)
第22条 条例第24条第2項の規定による運用状況の公表は、毎年5月末日までに、次に掲げる事項について、広報紙への掲載又はインターネットの利用により行うものとする。
(1) 公開請求の件数
(2) 公開・非公開の決定件数
(3) 審査請求の件数
(4) 審査請求の処理状況
(5) その他市長が特に必要と認めた事項
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年訓令第15号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第8号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和元年訓令第2号)
この訓令は、令和元年7月1日から施行する。